Interfaces
¿ Sabias Que?
¿Para generar las transferencias del pago de nómina y registrarlas en la contabilidad se involucran varias personas, y se cometen algunos errores?, ¿La conciliación mensual de bancos contra cuentas por pagar y cuentas por cobrar te preocupa?
Interfaces Aspel
Con los sistemas Aspel realizar estos procesos es muy sencillo pues cuentan con la funcionalidad de conectarse entre sí para compartir información y actualizar las bases de datos, para eliminar así los posibles errores, evitar la duplicidad de actividades y reducir tus procesos administrativos.
Algunos ejemplos de esta conectividad son:- Cuando elaboras una factura, Aspel-SAE crea automáticamente la póliza correspondiente a la venta, la póliza está lista para grabarse en Aspel-COI e incorporarse a tu contabilidad, esta póliza puede ser modificada si se requiere.
- Posteriormente, cuando el cliente te paga y registras una recepción de pagos o ingresos, el sistema te genera la póliza afectando las cuentas contables que previamente definiste.
- En el caso de que llegue mercancía a tu inventario, puedes registrar la compra o el movimiento de entrada al inventario y desde la opción de Interfaz COI obtendrás automáticamente la póliza que afecta a las cuentas de proveedores, IVA, almacén y todas las definidas.
- Dado que en Aspel-SAE se tiene el control de las cuentas por pagar a tus proveedores y demás acreedores, desde dicho sistema puedes generar un listado con los cheques a expedir, de esta manera, sin capturar dato alguno Aspel-BANCO registra automáticamente esos cheques y podrás imprimirlos, cuando hagas la emisión de éstos, automáticamente se quedan saldadas las cuentas por pagar en Aspel-SAE.
- De la misma forma, si en Aspel-BANCO se registran pagos de tus clientes como depósitos bancarios, en el momento de la captura podrás indicar la cuenta por cobrar, factura y monto que se va a saldar y este movimiento se registra en Aspel-SAE, alterando el saldo del cliente, sin recapturas.
- Para todos los movimientos que hagas en Aspel-BANCO como pagos y depósitos, se crea la póliza automáticamente, por ejemplo, si haces un cheque para pagarle a un proveedor, no sólo afectas su saldo en Aspel-SAE sino que el sistema te sugiere automáticamente la póliza con las cuentas contables que tu definiste y que son las mismas en Aspel-COI, ¡tu sólo tienes que revisarla y grabarla! La podrás consultar en Aspel-COI en cualquier momento ¡Olvídate de errores y recapturas!
- Aspel-BANCO también integra los pagos que se deben realizar por la nómina calculada en Aspel-NOI, esto es, en Aspel-NOI, se calculan los importes a pagar a cada trabajador y se define la forma de pagarles: Efectivo, Transferencia o cheque, con base en esta información se genera un archivo que al leer desde Aspel-BANCO, se integran como movimientos bancarios, de manera que quedan registrados los cheques correspondientes y/o las transferencias, según sea el caso.
- Generar las pólizas correspondientes al pago de nómina es muy fácil, porque Aspel-NOI se tiene el desglose y totales de todos los conceptos que intervienen en la nómina como gastos por sueldos, vacaciones, cuotas al IMSS, aportaciones al INFONAVIT, con un solo clic el sistema genera la póliza con todos los asientos contables relacionados a estos conceptos, lista para ser consultada en Aspel-COI.
Detalle de procesos realizados con cada unos de los sistemas
Aspel-SAE
- Para Aspel-COI genera las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar. Las pólizas pueden ser a nivel documento, cliente, proveedor, zona del cliente o proveedor, línea de producto o impuesto. Con la versión o superior de Aspel-COI, la contabilización de las pólizas puede ejecutarse desde el mismo Aspel-SAE.
- Para evitar una doble captura, Aspel-PROD utiliza y actualiza el catálogo de inventarios de Aspel-SAE, éste provee los subensambles y materias primas para formar las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD por su parte, registra en línea la entrada al inventario por el producto terminado y salida de materia prima, así como todas las afectaciones, entre ellas, a los números de serie y lotes del producto.
- Con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar, además Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando así, el proceso administrativo y evitando errores de captura.
- Aspel-SAE envía a Aspel-CAJA el catálogo de clientes y productos de los diferentes almacenes (tiendas), mismos que se actualizan por las ventas realizadas en los puntos de venta después de ejecutar los procesos de actualización de clientes e inventarios.
Aspel-COI
Prácticamente todos los sistemas envían a Aspel-COI la información contable derivada de su operación:
- Aspel-SAE genera las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar.
- En el caso de ventas y compras, las pólizas pueden ser generales o bien desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento. Las de movimientos al inventario también pueden ser generales o detallarse por línea de producto o por impuesto.
- Con Aspel-SAE la interfaz puede ser en línea.
- Aspel-BANCO genera las pólizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias. Las pólizas-cheque se pueden contabilizar en línea.
- Aspel-NOI genera las pólizas modelo correspondientes a las provisiones y pagos de nómina, ya sea de forma general o desglosadas por trabajador, departamento o cuenta auxiliar.
- Aspel-CAJA genera las pólizas modelo de los movimientos al inventario, cuentas por cobrar, ventas e ingresos obtenidos en los puntos de venta.
Aspel-NOI
- Con Aspel-COI genera las pólizas por los movimientos de la nómina, pólizas generales, centros de costos, trabajador o cuenta auxiliar.
- Con Aspel-BANCOrealiza los cheques para el pago de nómina y su seguimiento.
Aspel-BANCO
Para Aspel-COI- Al momento de registrar un cheque, un cargo o abono, se genera automáticamente la póliza correspondiente. El usuario decide si la afectación a las cuentas contables se realiza en línea. Disponible con Aspel-COI.
- Afectación en línea de las cuentas por cobrar y por pagar por los diferentes movimientos bancarios registrados.
- Por cada concepto de movimiento bancario se puede indicar el concepto de cuentas por cobrar y por pagar que se generará en Aspel-SAE, para una integración más eficiente.
- Generación automática de los cargos o cheques programados para el pago a proveedores.
- La interfaz está disponible con Aspel-SAE.
- Aspel-BANCO genera automáticamente los cheques para el pago de las nóminas. Disponible con Aspel-NOI
Aspel-CAJA
Para Aspel-COI:- Genera las pólizas del día correspondientes a ventas, ingresos, movimientos al inventario y movimientos de cuentas por cobrar, agilizando la captura de información.
- Aspel-CAJA toma los inventarios y clientes de Aspel-SAE en el momento que lo requieras.
- Por las notas de venta (tickets), devoluciones de notas y facturas registradas, al momento de ejecutar los procesos de actualización de inventarios y cuentas por cobrar, realiza en Aspel-SAE las afectaciones a:
- Movimientos al inventario y existencias.
- Información del cliente, cuentas por cobrar y saldo del cliente.
Aspel-PROD
- De Aspel-SAE obtiene la materia prima y subensambles para realizar los procesos de fabricación; una vez que se tiene el producto terminado, el sistema registra su entrada en el inventario. De esta forma, se mantiene actualizada en línea la información de: movimientos al inventario, existencias, pendientes por recibir, costos, lotes y números de serie, optimizando el proceso administrativo.
- La interfaz permite un robusto manejo del inventario a través de las funciones que Aspel-SAE ofrece como: etiquetas de código de barras, manejo de tallas y colores, valor del inventario y consulta de kárdex, por mencionar algunas.